Zeiterfassung: Pflicht oder nicht?
Kurz gesagt: Ja. Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Die Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des EU-Rechts - so hat es das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden.
Woher kommt die Pflicht?
Ausgangspunkt ist das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, "CCOO"). Der EuGH entschied, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.
Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) die Konsequenz für Deutschland gezogen: Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit besteht bereits heute - abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in unionsrechtskonformer Auslegung. Es brauchte dafür kein neues Gesetz.
Was muss erfasst werden?
Nach der Entscheidung des BAG geht es um Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit - und damit auch um die Dauer. Nur die Summe der Stunden am Monatsende zu notieren, genügt dieser Anforderung nicht.
Unabhängig davon gilt schon lange § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht, muss aufgezeichnet und die Aufzeichnung mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Muss es elektronisch sein?
Das BAG hat keine bestimmte Form vorgeschrieben. Aufzeichnungen auf Papier oder in einer Tabelle sind damit nicht per se unzulässig - sie müssen nur objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
Ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht allerdings eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung vor, mit Übergangsfristen für kleinere Betriebe. Prüfen Sie den aktuellen Gesetzgebungsstand, bevor Sie sich langfristig festlegen.
Wer ist ausgenommen?
Das Arbeitszeitgesetz gilt nicht für leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG (§ 18 ArbZG). Auch Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer fallen in der Regel nicht darunter.
Für alle übrigen Beschäftigten - einschließlich Minijob, Teilzeit und Homeoffice - gilt die Erfassungspflicht. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, die Zeit muss aber trotzdem erfasst werden.
Was droht bei Verstößen?
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht aus § 16 Abs. 2 ArbZG können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße geahndet werden (§ 22 ArbZG); der Bußgeldrahmen reicht bis 30.000 Euro. Zuständig sind die Arbeitsschutzbehörden der Länder.
Praktisch relevanter ist oft ein anderer Punkt: Ohne belastbare Aufzeichnungen wird es für den Betrieb schwierig, im Streitfall die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu belegen.
Häufige Fragen
- Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
- Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber bereits heute verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen - abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung.
- Reicht eine Excel-Tabelle zur Zeiterfassung?
- Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben; das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Ein Gesetzentwurf sieht jedoch grundsätzlich eine elektronische Aufzeichnung vor - prüfen Sie den aktuellen Stand.
- Gilt die Zeiterfassungspflicht auch im Homeoffice?
- Ja. Die Pflicht knüpft an das Arbeitsverhältnis an, nicht an den Arbeitsort. Auch mobile Arbeit und Homeoffice sind zu erfassen.
- Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
- Ja. Beschäftigte können weiterhin frei über die Lage ihrer Arbeitszeit entscheiden. Erfasst werden muss sie trotzdem - die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
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Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze und Rechtsprechung ändern sich; für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an eine Anwältin oder einen Anwalt für Arbeitsrecht.